本文摘自《亞馬遜逆向工作法》 作者：[美]柯林·布里亞（Colin Bryar）比爾·卡爾（Bill Carr）著，36氪經授權發布。

亞馬遜會議開始時寂靜得可怕。

禁用PPT，改用敘述體。

敘述體如何讓人思維清晰，激發有價值的討論？

如何寫高效的“六頁紙備忘錄”？

效果：“敘述信息倍增器。”

......

如果你問亞馬遜最近招聘的員工，他們加盟公司以來感到最意外的是什么？高居榜首的答案肯定是：

“很多會議的前20分鐘寂靜得可怕。”

在亞馬遜開會，簡短的問候和寒暄之后，大家坐在會議桌旁。這時，會議室會變得寂靜無聲，沒有人說話。為什么會寂靜無聲呢？因為在開始討論前，大家必須閱讀一份六頁紙的書面文本。

亞馬遜依靠書面文字闡述和溝通想法的程度遠勝于大多數公司，這使它獲得了巨大的競爭優勢。本章將討論亞馬遜為何棄用及如何棄用PPT（或其他任何展示軟件）而改用書面敘述體文本及其帶給亞馬遜的益處——你的公司也會從中獲益。

亞馬遜主要采用兩種敘述體文本：第一種叫作“六頁紙備忘錄”（six-pager），用于闡述、評議和提出各種想法、流程或業務；第二種敘述體文本是“新聞稿/常見問題”（PR/FAQ），專門用于新產品開發的“逆向工作”流程。在本章中，我們將重點討論“六頁紙備忘錄”，下一章我們再討論PR/FAQ。

S-Team會議停用PPT

亞馬遜創立初期，作為“杰夫的影子”，我（柯林）的一大職責是管理S-Team會議的議程。這個會議每周二舉行，通常會持續4個小時。會議80%的時間都用于討論執行的問題，也就是說，公司如何推進S-Team目標的實現。在S-Team會議上，我們會挑選2～4個S-Team目標，然后對它們的進展情況“刨根問底”。會議的代價很高昂：從準備到召開，公司的高層領導們每周至少要花費半天時間。考慮到會議所做決策的類型，決策風險是很高的。

在早期，每次“刨根問底”開始時，都是相關團隊陳述自己工作目標的進展情況。通常，團隊的某個或多個成員會借助PPT幻燈片做口頭陳述。我們發現，這種陳述往往無法達到原本的目的。陳述形式讓人很難評估工作的實際進展，而且會妨礙陳述按計劃進行。總之，這種“刨根問底”形式讓陳述人和聽眾都感到沮喪，效率低下，容易出錯。

我和杰夫經常討論如何改進S-Team會議。2004年年初，經過一次特別艱難的PPT陳述后不久，我們坐飛機出差，途中有一段時間無所事事（當時，飛機上還沒有Wi-Fi），于是我們閱讀并討論了哈佛大學教授、信息視覺化權威愛德華·R.塔夫特（Edward R. Tufte）的文章《PPT的認知方式：金玉其外、敗絮其中》（The Cognitive Style of PowerPoint: Pitching out Corrupts Within）。1塔夫特用一句話道出了我們所處的困境：“分析越具有因果性、多變量、比較性、證據支撐性，信息的密度越高，PPT的害處就越大。”這種描述完全符合我們的S-Team會議討論：非常復雜，相互牽連，需要探究大量的信息，決策帶來的后果越來越重大。線性推進的幻燈片不太適合這種分析：幻燈片很難讓人相互參考想法；文字稀少，無法充分地表達想法；視覺效果與其說給人啟發，不如說讓人分心。PPT沒有讓事情變得清楚而簡單。相反，它會使討論缺乏重要的細微差別。我們開會時，即使陳述者給出了注釋、視頻等支撐信息，PPT陳述也遠遠不能充分表達。

此外，亞馬遜的聽眾都是日程安排很滿、經驗豐富的公司高管，他們渴望盡快把握問題的核心。他們完全不理會幻燈片，而是不停地向陳述者提出問題，催促他說重點。有時候，這些問題根本無助于弄明白某個點或使陳述順利進行，反而會使整個會議遠離討論的主題。有的問題提得過早，下一張幻燈片才會給出答案，因而陳述者會被迫重復同樣的內容。

塔夫特提出了一種解決辦法。他在文中寫道：“對于正式的陳述，可以將PPT替換為包含文字、數字、數據圖形和圖片的紙質材料。紙質材料的信息密度高，可以為閱讀者提供證據語境，并對證據加以比較、引述和重組。相比之下，PPT的信息密度低、容易遺忘，讓聽者處于迷茫和被動的狀態，還會降低陳述者的可信度。”

塔夫特提供了一種明智的做法：“大型組織要完成這種轉換，需要明確的行政命令：從現在起，做陳述的軟件必須是微軟的Word，不能用PPT。要習慣用它。”基本上，我們就是這樣做的。

塔夫特的文章并非我們改用敘述體唯一的推動力，但它闡明了我們的想法。2004年6月9日，S-Team成員都收到一封電子郵件，主題是：“從現在起，S-Team會議不再使用PPT做陳述。”2這封郵件簡單而直接，但影響巨大：從那天起，在S-Team會議上，所有S-Team成員都必須寫簡短的敘述文來陳述自己的想法。PPT從此被禁用。

這封郵件是由我（柯林）發送的——當然得由杰夫授意，因為如此重大的變革，公司里只有他才能授權。發完郵件后，我感覺非常棒。我們終于找到了提高S-Team會議效率的方法，因此，我以為這封郵件會大受歡迎。但是，我想錯了。郵件迅速傳遍亞馬遜管理層，瞬間的、幾乎普遍的反應是：“你是在開玩笑吧？！”當天晚上和接下來的幾天，大量的電話和電子郵件向我涌來，詢問相關情況。那些兩周內就要做陳述的S-Team成員，抗議尤其強烈。他們必須馬上理解這個新的敘述流程，學會高效地使用現有的工具。畢竟，醞釀數月的新想法，其命運取決于會議的結果。

對于這種反應，我們也許不應該感到意外。2004年6月9日之前，亞馬遜的許多會議一直都默認采用PPT作為交流想法的工具，很多公司過去和現在也都是這樣做的。它的好處和風險，大家都非常清楚。傾聽魅力非凡的高管借助精妙的話語、跳動的圖片和優雅切換的幻燈片做令人振奮的陳述，還有比這更令人愉悅的事情嗎？但如果幾天后你無法想起他陳述的細節，怎么辦？最難受的是，即使陳述的結構混亂、模板單調、文字太多太小而無法看清，你也得強忍著聽完。更糟糕的是，陳述者如果因為緊張而說話結巴、倉促地切換一張張幻燈片，會讓人感到如坐針氈。

然而，采用PPT的真正風險，是它會影響決策：即使想法不怎么樣，善于表達的陳述者也可以引領團隊同意；結構混亂的陳述會讓人困惑，因而討論會變得雜亂無章、缺乏重點，本來很好的想法未能得到認真考慮；單調、乏味的陳述會麻木聽眾的大腦，他們會走神或開始查看電子郵件，因而錯失潛藏于單調的說話聲和平淡的圖片之中的好想法。

掌握敘述體陳述的方法，需要花時間。首先，敘述體應該采用什么形式，這并沒有任何既定規則。對于變革的原因，杰夫給出了簡短的解釋：

寫4頁紙的備忘錄，比“寫”20張PPT更難，因為備忘錄的結構是敘述性的，因而會迫使你深入思考和理解什么更重要，以及想法如何關聯。

PPT陳述容易遮蔽想法，無法突出重點，忽略想法之間的關聯?性。

按照今天的標準，我們最初所做的那幾次敘述體陳述糟糕得可笑。有些團隊忽視了篇幅限制——敘述體備忘錄要足夠簡潔，才能在會上讀完。有的團隊滿腔熱忱，覺得篇幅太短無法充分地表達自己的想法，竟然寫了三四十頁。知道我們對篇幅限制是認真的，有些團隊就選擇小號字體，縮小頁面空白，采用單倍行距，每頁盡量多擠入文字。我們想要的，是寫作的益處，不是16世紀的文本樣式。

逐漸地，我們確定了標準格式：長度——最多6頁，不許在版式上耍小聰明，可用附錄補充相關信息或支撐材料，但不要求會上閱讀。

作者簡介

[美] 柯林·布里亞（Colin Bryar）

在過去的25年里，領導了數字平臺業務的所有發展階段：早期初創公司、高增長的中期公司和知名的跨國公司。他曾在亞馬遜（副總裁）、IMDB（首席運營官）和阿里巴巴旗下的大紅市（RED MART）Redmart（首席運營官）等公司擔任高級領導的職務。他與杰夫·貝佐斯并肩工作了兩年多，擔任貝佐斯的技術顧問。在此期間，亞馬遜的幾個關鍵業務得以構想和發展，其中包括亞馬遜Prime、亞馬遜Web服務、Kindle運營和亞馬遜的Fulfillment等業務。柯林是一名技術專家，具有很強的綜合管理能力，他在北美洲、歐洲和亞洲管理著廣泛的業務，其中包括軟件開發、供應鏈、物流、云計算、產品營銷和廣告銷售。他目前擔任多家公司的顧問，幫助他們成功地擴大了業務規模。他曾獲得康奈爾大學授予的理學學士學位和運籌學工程碩士學位。他和妻子、兩個孩子現住在西雅圖。

[美] 比爾·卡爾（Bill Carr）

現在是二手交易平臺Offer Up的首席運營官。之前，他在亞馬遜領導該公司的數字音樂和視頻業務，包括亞馬遜音樂商店、Prime音樂商店、亞馬遜視頻商店、Prime視頻商店和亞馬遜工作室。比爾在亞馬遜建立并負責監督管理由一千多名員工組成的團隊，工作范圍包括工程、產品、營銷、業務開發、內容采集、設計，以及亞馬遜工作室的電視和電影開發團隊。在他的領導下，亞馬遜的數字媒體業務發展成為收入超過10億美元的全球業務，同時該公司與蘋果、網飛和Hulu相匹敵。2014年，比爾離開亞馬遜，加入Maveron有限責任公司，成為該公司常駐企業家。比爾曾獲得科爾比學院授予的經濟學學士學位和英語文學學士學位，以及埃默里大學授予的工商管理碩士學位。他有兩個孩子，目前和家人住在西雅圖。

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